¿La organización interna ideal en un grupo?

No existe una fórmula ideal para organizar la estructura administrativa de un grupo scout. Cada grupo debe organizarse según su situación particular. Por ejemplo existen grupos que se encuentran en colegios, los cuales pueden estar o no subordinados y estructuralizados por las autoridades de este. Hay otros que se encuentran en plazas por lo que son completamente independientes y otros en parroquias por lo que dependerán de las autoridades de la comunidad parroquial de la cual serán parte.

También influye la participación de los padres, pero la experiencia dice que la administración interna y como se llevan los asuntos dentro de cada grupo es dictado por los dirigentes dado que los padres no suelen ser muy participativos y estos rotan continuamente por lo que no se crea una continuidad de estos como agrupación de padres y apoderados.

Por último mencionaremos los manuales de métodos que imparte la Asociación de Guías y Scout de Chile quien entrega una base administrativa para cada grupo, pero estas solo son una sugerencia y tienen valides en lo administrativo cuando se trabaja en conjunto el grupo con la asociación a nivel de representantes, pero en lo administrativo, toma de decisiones, tesorería y unidad interna, es el grupo quien desarrolla una organización propia. Ahora nos fijaremos en describir una organización óptima para un grupo scout perteneciente a un colegio católico.

Primero que todo es fundamental la independencia. No se debe aceptar que el colegio tome decisiones dentro del grupo, menos en lo concerniente en cargos y el cómo llevar a cabo el trabajo educativo. Esta independencia permitirá enfocarse en el escultismo y separase de cualquier inclinación religiosa y educativa formal, y sobre todo a que no se exija enseñar o actuar de ciertas formas. Mantener esta independencia evitar muchos conflictos futuros, pero como el colegio prestara las instalaciones es necesario tener buenas relaciones con las autoridades educativas y administrativas del colegio. 

Primero que todo el grupo, está dividido en 5 unidades, separados los niños por edad y sexo, por lo menos en las dos unidades menores. En el grupo están participando los dirigentes (jefes), beneficiarios (niños y jóvenes y apoderados.

La organización por unidad:

La unidad es done se planifica y se pone en práctica las actividades scout. El staffa de dirigentes para cada unidad se divide en:

Responsable de unidad: Es el responsable directo de los niños frente a los padres y el grupo. También es quien tiene que llevar un seguimiento de la unidad sobre todos los ámbitos de esta. Encargarse que todos los demás miembros del staff cumplan con sus responsabilidades y que las metas y objetivos de la unidad se lleven a cabo de buena manera. También es quien trata directamente con los padres como aveza de la unidad.

Asistentes de unidad: corresponde al resto de los jefes quienes tienen como misión apoyar al responsable de unidad. Estos deben asumir algunos cargos indispensables dentro de la administración de la unidad como: 

Tesorero, quien administra los recursos financieros y los presupuestos de las actividades, la recolección de cuotas y matriculas. Recomiendo que se realice por unidad, pero será la tesorería de grupo quien administre y recolecte finalmente los dineros de mano de cada tesorero de unidad, esto se explicará más adelante. 

Responsable de intendencia quien administre los recursos materiales de la unidad para que esta no sufra de falta de materiales. Estos son los cargos mínimos que deben repartirse, pero dependiendo del número de asistentes pueden crearse nuevas responsabilidades, como la del encargado de salud quien tiene que velar por el botiquín de unidad, la actualización de fichas medicas de dirigentes y beneficiarios y encargarse de que todos los jefes tengan conocimientos de primeros auxilios. También está el guardián del secreto, que se encarga de los símbolos de unidad como totemes, vaculos, talíes (libros que guardan la tradición e historia de cada unidad) y de la progresión personal de cada beneficiario.

Tutoriados: Son aspirantes a jefes que están en proseos de aprendizaje y adaptación, pero que aun no han sido aprobados como tales, cada grupo trabaja sus tutorías de forma diferente.

De esta forma dividimos el trabajo interno de cada unidad en particular, ahora especificaremos la división administrativa como grupo:

Responsable de grupo: este es la máxima autoridad de cada grupo.  Será el representante máximo ante los padres, colegio y la asociación de Guías y Scout de Chile.  Este debe ser elegido entre los jefes sin importar si es responsable o asistente de unidad. Se debe votar cada uno o tres años, dependiendo de cada grupo, y los tutoriados no pueden votar. Este es el encargado de que todas las actividades de grupo y unidades se desarrollen de forma adecuada.

Sub jefe de grupo: Es elegido por el jefe de grupo y tiene como finalidad el apoyo sobre todo comunicacional dentro del grupo.

Tesorero de grupo: Recopilar los dineros de manos de cada tesorero de unidad. Debe guardarlo. La utilización de los dineros debe ser de acuerdos establecidos en los consejos de grupo. Hay algunos grupos que utilizan una directiva de padres como responsables de la tesorería, pero recomiendo por un asunto de independencia y asequibilidad que la tesorería sea dentro de los dirigentes scout.

Secretario de grupo: es quien lleva el registro de los conejos de grupo y toda actividad realizada en el grupo. También es quien coordina los distintos calendarios de actividades de unidades y grupos, calendario imprescindible de tener cundo se trabaja en un colegio.

Por último, existen instancias para que lo dirigentes se reúnan y planifiquen las actividades.

Consejo de staff de unidad: Es decretado por el responsable de unidad en el cual participan responsables, asistentes y tutoriados. En este se aborda todo lo referente al funcionamiento de la unidad y se conversa sobre asuntos de grupo.

Consejo staff grupo: Es decretado por el responsable de grupo. En esta instancia participan responsables, asistentes y tutoriados. Puede invitarse a representantes del comité de padres y a autoridades del colegio. Recomiendo no hacerlo porque a veces se abordan temas sensibles que no es bueno que salgan fuera del conjunto de jefes.

Esta sería una base ideal para llevar a cabo la administración dentro de grupo scout dentro de un colegio católico. Es muy relativo de cómo se lleve a cabo par cada colegio porque hay un gran nuevo de factores externos que condicionan el trabajo, por lo que esta es solo una sugerencia y lo importante es que independientemente del sistema que cada grupo adopte, el sistema elegido sea útil a los fines y que responda adecuadamente a las necesidades de cada comunidad scout.